Večina nas pozna ljudi, ki ves dan preživijo v kriznem načinu. Vsaka naloga je hkrati nujna in pomembna. Ne znajo določiti prednosti, saj bi bilo treba vse opraviti že včeraj! To imenujemo »gašenje požarov«, saj ves dan neprestano gasijo posamezne požare.

Naloge lahko razdelimo v različne prioritete z uporabo meril pomembnosti in nujnosti. Ali je naloga pomembna ali nepomembna, nujna ali nenujna? Z uporabo naslednjega modela lahko svoje naloge uvrstite v enega od štirih kvadrantov. S tem lahko enostavno ustvarite pregled nad tem, čemu moramo dejansko posvetiti svoj čas, da dosežemo svoje cilje. Z vidika upravljanja s časom je splošni cilj čim bolj povečati čas, porabljen za naloge v zgornjih dveh kvadrantih, in čim bolj zmanjšati čas, porabljen za naloge v spodnjih dveh kvadrantih.

Model »pomembno/nujno« je najprej razvil Alan Lakein, kasneje pa ga je prilagodil Stephen Covey.

Da bi se izognili gasilskim akcijam ali kriznemu upravljanju, je ključnega pomena, da vsak dan ali vsak teden namenite nekaj časa pomembnim, a nenujnim nalogam. V oktobru so lahko proračuni za konec leta sicer precej pomembni, a vsekakor niso nujni. Če pa v decembru niso dokončani, niso le pomembni, ampak postanejo tako nujni, da se spremenijo v krizo. 

Vse, kar je v zgornjem desnem kvadrantu in ni doseženo, bo prej ali slej pristalo v zgornjem levem kvadrantu, in takrat ste v načinu gašenja požarov!

Uporabite tri ravni prednosti: Visoka / Normalna / Nizka

Z uporabo teh ravni prednosti lahko svoje naloge razvrstite v različne kvadrante.

Kvadrant 1 – Visoka – Pomembno in nujno

Kvadrant 2 – Normalna – Pomembno, vendar ne nujno

Kvadrant 3 – Nujno, vendar ne pomembno

Kvadrant 4 – Nizka prednost. Priporočamo, da se izogibate nalogam iz kvadranta 4, jih uporabite le kot opombe za naloge, ki so za zdaj nepomembne, ali pa jih ponovno ocenite. Če jih morate opraviti, morajo biti za nekoga pomembne ali nujne.

Kako uporabljati kvadrante v Practical Managerju

Svoje naloge v štirih kvadrantih lahko spremljate v pogledu »Moj fokus« ključnih področij

Q1: Ključna področja in elementi »Ne pozabi!« z zamujenimi roki in roki zapadlosti ter/ali označeni z visoko prioriteto. 

Q2: Ključna področja z normalno prioriteto in znotraj trenutnih rokov in rokov zapadlosti 

Q3: Elementi »Ne pozabi!« z normalno prioriteto in znotraj trenutnih rokov in rokov zapadlosti.

Q4: Ključna področja in elementi »Ne pozabi!«, ki so znotraj rokov in imajo nizko prioriteto.

Ta pogled vam bo pomagal ugotoviti, kako porabljate svoj čas, ter se ponovno osredotočiti, da boste ponovno vzpostavili ravnovesje in nadzor, s čimer boste lahko opravili svoje najpomembnejše naloge in dosegli svoje cilje.